Optymalizacja poziomu zatrudnienia i określenie efektywnej struktury organizacyjnej w przedsiębiorstwie branży uzdrowiskowej

Branża: Ochrona zdrowia
Poziom: Zasoby/struktura kosztów
Usługa: Struktura organizacyjna/Etatyzacja >>

Sytuacja klienta:

Jedno z największych w Polsce uzdrowisk, przedsiębiorstwo Skarbu Państwa, na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat ulegało stopniowym przeobrażeniom, polegającym między innymi na zbyciu majątku oraz etapowej, ewolucyjnej optymalizacji zatrudnienia. Wzrastająca konkurencja w sektorze uzdrowiskowym, spowodowała konieczność znaczącej redukcji kosztów, w tym kosztów osobowych, a jednocześnie utrzymania jak najwyższego poziomu usług dla kuracjuszy i pacjentów. Zdecydowano się na przeprowadzenie obiektywnej oceny poziomu zatrudnienia przez zewnętrzną firmę doradczą i określenia docelowej liczby pracowników.

Rozwiązanie:

Przeprowadzona została kompleksowa analiza etatyzacyjna we wszystkich komórkach organizacyjnych spółki. W celu określenia optymalnego poziomu zatrudnienia zastosowano wywiady z kadrą kierowniczą i pracownikami liniowymi, chronometraż czynności, benchmarking do podobnych organizacji, ocenę sposobu organizacji procesów i wydajności pracy. W toku prac uwzględniono aktualne przepisy prawne i przeanalizowano stosowane normy. Dokonano także oceny zmian zatrudnienia w czasie, absencji, nadgodzin, wykorzystania urlopów. Całość działań przeprowadzona była przez konsultantów w siedzibie klienta.  

W toku prac nad strukturą zatrudnienia okazało się, że złożoność prowadzonej aż w trzech różnych liniach biznesowych działalności (lecznictwo, hotelarstwo oraz produkcja i dystrybucja wody mineralnej) wymaga bardziej efektywnej organizacji. Wiele zadań operacyjnych dublowało się, zaś inne funkcje pozostawały bez wystarczającego nadzoru kierowniczego. Brak jednoznacznie przypisanej odpowiedzialności za niektóre kluczowe procesy, prowadził do braku standardów oraz zmiennej jakości ich wykonywania. Rozwiązaniem tych problemów była zmiana struktury organizacyjnej i poprawa organizacji pracy poszczególnych komórek.

Rezultaty:

W wyniku analizy etatyzacyjnej, opracowane zostały szczegółowe rekomendacje co do poziomu zatrudnienia na każdym ze stanowisk w firmie. Zdefiniowano warunki wdrożenia zmian w zatrudnieniu oraz określono perspektywę w jakiej taka zmiana może zostać wprowadzona.

Niezależnie od określenia struktury i wielkości docelowego zatrudnienia, zaproponowano także szereg zmian organizacyjnych w głównych obszarach działania Spółki, mających na celu poprawę:

• planowania i organizacji produkcji wody
• planowania zabiegów i wykorzystania bazy zabiegowej
• efektywności funkcjonowania służb hotelowych (żywienie i sprzątanie)

Poprawę w powyższych obszarach umożliwiły między innymi takie inicjatywy jak wyeliminowanie dublowania funkcji, centralizacja części procesów, określenie jednoznacznych zakresów odpowiedzialności za kluczowe funkcje, spłaszczenie struktury i poprawa rozpiętości kierowania kadry menedżerskiej oraz wprowadzenie elastycznego modelu zatrudnienia w tych obszarach działalności, które w najwyższym stopniu dotknięte są sezonowością zapotrzebowania na pracę. Opracowano nowy schemat organizacyjny Spółki z jasno określonymi obowiązkami i odpowiedzialnością każdej z komórek organizacyjnych. Wszystkie powyższe działania umożliwiły Spółce osiągnięcie następujących, wymiernych korzyści: 

• znacząca obniżka kosztów działalności, wynikającą z optymalizacji poziomu zatrudnienia
• poprawa efektywności podstawowych procesów, w obszarach lecznictwa, hotelarstwa i produkcji
• lepsze planowanie zasobów ludzkich i poprawa wykorzystania czasu pracy
• sprawniejsze zarządzanie podstawowymi działaniami, realizowanymi w Spółce. 

 Zobacz inny Business Case z sektora USŁUGI :

• System motywacyjny wspierający rozwój rynkowy i konkurencję wewnętrzną dla lidera branży usług dla
  biznesu >>
  
• Sposób współpracy i obsługi klienta jako podstawowy czynnik konkurencyjny firmy usługowej dostarczającej rozwiązania powszechnie postrzegane jako commodity business service >>
• Zmiana procesu sprzedaży oraz wprowadzenie standardów i narzędzi sprzedaży jako skuteczny sposób na uatrakcyjnienie oferty, zwiększenie liczby klientów i obniżenie kosztów ich pozyskania >>
• Przygotowanie transferu pracowników pomiędzy lokalizacjami w związku z centralizacją procesów administracyjnych dla przedsiębiorstwa usługowego >>