Wydzielenie na zewnątrz funkcji administracji kadrowo-płacowej dla wchodzącej do Polski i dynamicznie rozwijającej się sieci markowej odzieży
Branża: Handel detaliczny
Poziom: Zasoby i struktura kosztów
Usługa: Outsourcing funkcji i procesów >>
Sytuacja klienta:
Klient – wiodąca na świecie sieć sklepów odzieżowych, pojawiła się w Polsce z pewnym opóźnieniem w stosunku do konkurencji. Bogate plany inwestycyjne oraz ambitne plany ekspansji i zdobycia rynku powodowały konieczność bardzo sprawnego i intensywnego zbudowania organizacji zarówno w obszarze operacyjnym (pozyskania powierzchni handlowych, zatowarowania i staffing’u nowopowstających hal sklepowych), sprzedaży, jak i back-office’u do obsługi szybko rosnącej liczby pracowników i nowych sklepów. Branża ta, ze względu na jej dynamiczny rozwój w Polsce jak i typowy profil pracowników (absolwenci szkół średnich i studenci) charakteryzuje się wysoką rotacją pracowników. Całość sytuacji utrudniona była dodatkowo konicznością implementacji i obsługi korporacyjnego systemu raportowania.
O tempie rozwoju przedsiębiorstwa w Polsce świadczy otwarcie w ciągu niespełna 5 lat ponad 50 wielkopowierzchniowych sklepów w czołowych galeriach i centrach handlowych i wzrost zatrudnienia do około 2 tys. pracowników.
Rozwiązanie:
Analiza sytuacji wskazała, iż największe korzyści biznesowe przyniesie skoncentrowanie się na kluczowej działalności firmy, gwarantującej jej rozwój i umacnianie pozycji na rynku, a jednocześnie outsourcing funkcji i procesów nie tworzących wartości dla organizacji.
Początek realizacji takiej strategii obejmował zidentyfikowanie obszarów do outsourcingu, określenie założeń co do parametrów współpracy z dostawcą zewnętrznym oraz przygotowanie i przeprowadzenie procesu wyboru takiego dostawcy. Przy tak dużym tempie działania, rzeczywistość okazywała się wyprzedzać wszelkie teoretyczne plany i założenia. Przeprowadzenie przetargu, sprawdzenie referencji, negocjacje warunków współpracy oraz wybór dostawcy i podpisanie z nim umowy odbyło się w najszybszym możliwym tempie.
Schemat współpracy proponowany przez firmę zewnętrzną, pomimo jej bogatego doświadczenia, wykwalifikowanych specjalistów i nowoczesnego systemu kadrowo-płacowego, przy tak dużym tempie rozwoju, okazał się nieskuteczny. Zakładał on bowiem, że kierownicy sklepów będą skrupulatnie wykonywali obowiązki, które w ich opinii nie stanowiły najwyższego priorytetu, a przez to utrudniały realizację procesów obejmujących zatrudnianie (przygotowywanie wniosków o zatrudnienie i umów z pracownikami) oraz administrowanie wynagrodzeniami i dokumentami kadrowymi (przelewy wynagrodzeń, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie).
Rozwiązaniem okazało się podejście procesowe, tj szczegółowe przeanalizowanie, określenie i uświadomienie wymogów prawnych, zdefiniowanie wzajemnych oczekiwań i ograniczeń. W wyniku tego powstał przejrzysty schemat współpracy i obsługi klienta obejmujący szczegółowy harmonogram, sposób przekazywania dokumentów, kanały komunikacyjne oraz zakres autonomii i kompetencji wszystkich stron zaangażowanych we współpracę (dział personalny, kierownicy sklepów, kierownicy zmian, dział finansowo-księgowy, firma outsourcingowa). Schemat ten zakomunikowany i wdrożony został w każdym z działających już jak i nowo otwieranych sklepach.
Rezultaty:
- Minimalizacja ryzyka prawnego, dzięki terminowemu wywiązywaniu się z obowiązków wobec pracowników (wypłata wynagrodzeń i świadczeń) jak i instytucji państwowych (ZUS, Urząd Skarbowy)
- Przeniesienie odpowiedzialności na zewnętrznego dostawcę w zakresie poprawności rozliczeń i dokumentów kadrowych (teczek personalnych)
- Obniżka kosztów poprzez wyeliminowanie konieczności zasobochłonnej i kosztownej implementacji systemu kadrowo-płacowego oraz nakładów na jego utrzymanie (update, upgrade)
- Podniesienie efektywności działu personalnego i umożliwienie mu skupienia się na realizacji zadań o wyższej wartości dodanej dla przedsiębiorstwa
Zobacz inny Business Case z sektora HANDEL DETALICZNY: